会员服务

中国民族医药学会工作制度
  一、学会会议制度
(一)理事长会议
理事长会议原则上每年召开一次,也可根据需要随时召开。会议由理事长主持,也可由理事长委托副理事长主持。理事长、副理事长、秘书长、副秘书长参加。学会工作人员根据需要列席会议,负责会议记录、整理及会议纪要的印发。会议纪要由理事长签发后印发各位常务理事。其主要职权是:
1听取秘书长工作汇报。
2审议通过学会的重要决定、决议、规章。
3审核讨论重要学术活动、重大经费开支、人事安排等。
4研究制定学会发展规划。
(二)理事会议
理事会议原则上每年召开一次,但有三分之一以上的会员提议时,可召开理事会。理事会必须有三分之二以上的理事参加,要求理事本人出席,委托他人代为出席时,应出具书面委托。特殊情况下,理事会也可采取通讯形式召开。其主要职权是:
1、召集全国会员代表大会。
 2、执行全国会员代表大会决议。
     3、选举或罢免本会负责人。
     4、听取和审议工作报告。
     5、审议通过学会年度财务预(决)算报告。
     6、审议其他有关重大事项。
(三)常务理事会议
常务理事会原则上每半年召开一次,也可根据需要随时召开,全体常务理事参加。常务理事会由理事长主持,也可由理事长委托副理事长主持。学会工作人员根据需要列席会议,负责会议记录。其主要职权是:
      1、审议通过年度工作总结、工作计划和发展规划。
        2、讨论补选本会理事。
3、审议本会办事机构、分支机构、实体机构的设立、调整等事项。
       4、审议通过学会的规范性文件、重要决议和协议。
       5、审议学会重要业务活动及各分会提交的事项。
     6、审议其他必须经常务理事会讨论决定的重要问题。
     7、常务理事会也可以书面形式召开。
二、秘书处工作规程
学会的执行机构为理事会。秘书处是学会常设办事机构,执行学会的各项决议,在理事会休会期间授权秘书长主持开展日常工作。秘书处设秘书长1人,副秘书长1人(根据工作开展情况可增加或调整)。
根据学会实际工作开展情况,秘书处下设综合办公室(财务室、民族医药综合业务办)、事业发展部、学术部。
(一)综合办公室(财务室、民族医药综合业务办)
1、组织起草、修改学会章程。
2、负责全国会员代表大会、学会理事会、常务理事会等有关会议的组织。
3、组织制定学会的有关工作制度。负责文件起草、公文运转、档案管理等工作。
4、负责学会的财务管理工作。
5、负责联系国家民委、卫生部、人社部、国家食品药品监管局等有关部门
6、组织有关民族医药标准、技术规范的制定工作。
7、承担业务主管部门委托的有关工作。
8、完成学会领导交办的其他工作。
(二)事业发展部
1、负责与登记机关、社团主管部门、中国科协、兄弟学会以及有关单位的联络协调等工作。
2、负责组织、协调、指导、管理和监督各分会开展工作。
3、负责会员的发展、登记、审查、注册、注销的管理和发布工作。
4负责与各省(区、市)民族医药管理部门的联络协调。
5、做好理事单位、会员单位及会员的服务工作。
6、完成学会领导交办的其他工作。
(三)学术部
1、负责民族医药学术交流工作,指导各分会开展学术交流活动。
2、负责有关数据统计分析、信息资料的收集、印发简报等工作。
3、负责建设、管理和维护学会网站。
4、负责组织编辑出版民族医药期刊(内部)、图书资料及音像制品。
5、负责组织开展民族医药学术评价、成果评审、项目论证等工作。提出对相关单位和个人的表彰或奖励建议。
6、负责有关民族医药继续教育、培训等工作。
 7、完成学会领导交办的有关工作。
三、秘书处工作会议
秘书处工作会议在理事会休会期间根据授权开展工作,并在常务理事会会议上做出报告。秘书处工作会议原则上每季度召开一次,也可根据需要随时召开。会议由秘书长或副秘书长主持。秘书长、副秘书长、各部门负责人及秘书处全体人员参加。其主要议程是: 
    1、传达贯彻落实理事长会议精神或有关文件。
 2、讨论年度工作总结、计划,部署有关工作。
3、各部门负责人汇报工作进展情况。
4、研究、协调学会工作中遇到的有关问题。
5、讨论需要秘书处集体决定的事项及学会工作人员提出的合理化建议。
四、学会财务管理制度
学会经费开支必须符合国家财政部门的有关规定,秘书处综合办公室(财务室)负责学会经费的收支管理工作,提出学会年度经费预算计划及财务决算。秘书处应每年向全体委员报告经费收支情况,接受全体会员的监督。
(一)学会财务审批实行“一支笔”审批制度。日常经费在3万元以下的由综合办公室(财务)负责人审核、秘书长审批,3万元以上的项目由理事长审批。
(二)财务工作人员要严格遵守国家有关会计、财务方面的各项规章制度,分工明确,不得由一人办理学会机关资金业务全过程。适当控制现金支出,凡能用支票结算或转账的项目尽量不用现金支付。现金由出纳人员负责保管,不准白条顶库,不准因私借用公款,不准保留帐外公款。严禁擅自挪用,借出货币资金。出纳人员必须健全现金日记帐,做到逐项登记,日清月结,帐款相符。
(三)学会秘书处各部门或个人借款或报账时,应符合学会财务有关规定和手续。财务人员要认真审核开支事项是否符合制度,凭证是否合法有效,项目内容是否填写完整,数字是否正确,签章是否完备。发现不合理的开支要严格把关,拒绝支付。
(四)严格按照国家有关规定,加强银行存款和银行帐户管理,按照规定办理存款、取款和结算。凡不属于现金开支范围的业务,一律通过银行办理转帐结算。
(五)凡学会工作人员,以学会名义或在学会工作中获得的资金赞助,应全部上缴学会财务,做为学会收入,登记入帐。
(六)学会承担的国家专项资金,必须单独设立账本,专款专用,由项目负责人负责审核,严格按照专项任务明确的项目开支,严禁挪用。
(七)学会财务严禁设立“小金库”。
五、学会领导人分工责任制
理事长是学会第一负责人。根据民族医药学会实际情况,经理事长会议研究,法人代表由秘书长担任,秘书长主持学会秘书处日常工作。但涉及下列重大事项需请示理事长并经理事长会议批准:
(一)学会秘书处内部机构及各分会的设立、撤并。
(二)学会所有工作人员的招聘、续聘或解聘。
(三)学会各级负责人聘任及文件的签发。
(四)学会3万元以上的财务经费支出。
(五)以学会名义举办的重大活动或与其他单位共同主办的有关活动;
(六)学会召开的重要会议;
(七)其他有关需要请示的事项。
六、印章使用管理规定
(一)凡以中国民族医药学会名义行文时,使用中国民族医药学会印章。
(二)使用印章需经理事长或秘书长签字批准,由综合办公室负责登记、编号、监印。
(三)印章由综合办公室指定专人负责保管,必须存放于保险柜中,不准借出,严防丢失。
(四)加强对印模的管理,印模不得随意复制,使用印模时由综合办公室监印。
(五)遇有紧急情况,学会领导可电话授权综合办公室提前盖章,领导回来后补签。
(六)按照有关规定,学会分会原则上不刻制印章,原来已刻制的交学会秘书处综合办公室保管,特殊情况,须经理事长会议研究决定。
七、公文办理程序
(一)所有到学会的公文、信函,统一由学会秘书负责签收、送取和拆封,在认真做好文件的分类、编号、登记工作后进行分发。其他公文、信函分送收件单位或个人拆封。
(二)需有关部门阅办的文件,应及时送秘书长批示,由秘书按秘书长批示请有关负责人阅办,承办人应当抓紧办理,不得延误、推诿。
(三)需要传阅的文件,一般性文件由秘书按秘书长批示按顺序传阅,传阅时间不超过两周。严格执行国家有关保密规定,对于涉密文件、资料不擅自扩大阅读范围,任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁涉密文件和资料。
(四)办理、传阅完毕后文件分为编号和不编号两种,编号文件按照有关规定归档,不编号的文件不需要归档,但要妥善保管,需要销毁的应及时销毁。
(五)需要印发的文件,由经办部门负责起草,综合办公室负责核稿,报理事长签发,一般文件由理事长授权秘书长签发。
八、档案管理办法
为提高学会档案管理水平,须建立健全档案管理制度,并接受上级档案部门的监督、指导。中国民族医药学会档案管理工作归口秘书处综合办公室统一管理。根据国家有关档案工作的管理规定,特制定学会档案管理制度。
(一)档案管理人员岗位责任
1、负责学会所有应归档资料的立卷与归档工作,并严格办理立卷、归档和交接手续。
   2、负责上报档案资料的报送工作。
   3、负责对档案的修补、复制工作。
   4、严格执行档案的保管、保密、借阅等各项制度。
(二)档案立卷、归档
1、上级机关(包括学会登记机关、业务主管部门)及学会内部往来资料或文件,学会在业务工作及管理中形成的各类文件、会员资料的更新等,整理和归档上述资料应根据国家和有关部门规定程序进行。
 2、学会在组织各种活动、会议形成的具有保存价值的历史记录(包括文件、图纸、资料载体数据、合同、凭证、报表、照片、录音、录像光盘和资料优盘等)必须按规定立卷归档。
 3、凡应归档的文件资料,必须由学会专(兼)职档案管理人员负责用专柜保管,并为会员单位查阅和使用提供便利条件。学会任何个人不得自行存放档案资料。
 4、各类档案要按归档范围进行全面收集、整理、立卷,并做到齐全、准确、系统、规范。
 
5、凡是归档的文件材料、图纸、资料,一律用蓝黑墨水或签字笔书写。
(三)档案保管借阅
1、根据有关规定,学会档案保管期限分为永久、长期、短期三种保管期限。
2、档案应按照年度和类别进行分类、编号,从左至右,自上而下排列上柜,做到分类齐全、排列分明、清洁整齐。
 3、对保管期限已到期应销毁的档案,要及时向学会秘书长报告,经理事长审批后销毁。
 4、建立档案资料借阅登记表,详细记录档案利用情况。  
5、借阅者应妥善保管档案,不得损坏或转借他人,不准在档案上写字、涂改、折页和拆页。
九、合同(协议)管理办法
(一)学会各部门或个人需要以学会或本部门名义对外签订合同(协议)时,必须经秘书长审核,理事长签批。
(二)签订对外付款的经济合同(协议)时,应先落实经费;属于创收的经济合同(协议),签约部门应定期检查落实情况,确保合同款项及时、足额收缴。
(三)合同(协议)内容应详实、完备,甲、乙双方责任义务明确。开户银行、帐号、双方负责人等必须准确。合同签订后,须在秘书处留存三份备案,以便检查、落实;
(四)对违反有关规定,给学会造成损失者,将视其情节轻重给予相应的处理。
十、学会秘书处工作人员守则
(一)学会工作人员应严格遵守国家各项法律法规和学会章程,执行学会的相关规定。
(二)学会工作人员应认真学习党和国家的民族政策,尊重少数民族习惯,维护民族团结。
(三)学会工作人员要坚持实事求是,客观公正的原则,工作积极主动,做到热情、文明、礼貌、周到。
(四)要树立保密意识,树立团队意识,团结协作,加强自身修养,严格考勤制度,做到廉洁自律;
(五)学会工作人员应保持身体健康,仪表整洁;要保持办公环境清洁、条理、有序,牢固树立安全责任意识;
(六)认真细致,保质保量完成学会领导交办的各项工作任务。
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